Additional order
AZRIZAINALABIDIN
Artikal 167 - Panjang 17402
Setiap minggu, setiap MRP controller dari bahagian Ordering, akan run MRP untuk membeli keseluruhan parts yang diperlukan untuk dua minggu akan datang seperti yang telah di planned. Manakala import parts untuk beberapa bulan akan datang, juga dibeli dan di booking, bergantung kepada lead time yang telah ditetapkan pada sesuatu parts. Ianya dinamakan sebagai "MRP DAY".
Keesokkan hari setelah run MRP sepatutnya tiada lagi barang yang perlu lagi dibeli kerana keperluan untuk dua minggu telah disediakan. Sebarang perubahan data, samada pertambahan atau pengurangan, setelah MRP run pada MRP day, akan terkesan kepada jumlah untuk specific part atau breakdown part atau complete requirement of default B.O.M for finished goods.
Jika pada minggu tertentu tidak dapat diadakan MRP day, seperti disebabkan cuti umum atau masalah teknikal, maka ianya akan dilewatkan atau dipercepatkan dengan mengambil kira kecukupan stock sedia ada.
Sehari sebelum MRP day, Planning akan tetapkan final planned yang disusun untuk tempoh empat bulan akan datang. Vendor turut sama membuat planned mereka, selaras dengan planned tersebut dan planned mereka pula untuk source mereka yang lain untuk syarikat-syarikat yang lain, apabila menerima final PO dan RO pada MRP day.
Dua hari sebelum MRP day, final STO creation disediakan agar sync dengan plan yang akan dibuat oleh bahagian planning.
Creation untuk setiap reservation bergantung kepada berapa awal tarikh barang tersebut diperlukan berbanding stock sedia ada dengan mengambil kira proper lead time yang diperlukan oleh vendor untuk menyediakan breakdown part, part assembly, complete part dan menghantar barang pada tarikh dan masa yang diinginkan.
Vendor, Standard Price dan Condition Price untuk setiap new part mestilah telah disediakan untuk membolehkan PO creation pada hari MRP day. Vendor mestilah telah menerima awal drawing agar mereka punyai proper lead time terhadap PO yang akan mereka terima pada MRP day.
Keesokkan hari setelah hari MRP day adalah MESSAGE day untuk pemeriksaan 100%, setiap current available PO dan RO samada perlu diawalkan, dilambatkan atau cancel. Sebarang bentuk perubahan data, samada pertambahan atau pengurangan, setelah MRP run pada MRP day, akan terkesan kepada jumlah jangka masa yang diperlukan untuk MESSAGE day.
Keutamaan pemeriksaan dengan memulakan pemeriksaan untuk message cancel > diawalkan > dilambatkan.
Jika pemeriksaan message tidak sempat dilakukan atau diselesaikan pada sehari selepas MRP day, seperti disebabkan MRP controller bercuti atau beban kerja harian yang berlebihan, maka pemeriksaan dilakukan pada hari berikutnya dengan menggunakan message excel file terkini yang di list sekali pada setiap hari.
Tiada cara lain untuk mengatasi kekurangan PO setelah MRP day selain dengan short lead time additional order atau mengawalkan tarikh PO yang baru di hantar lewat hari semalam. Ini jelas akan menjejaskan professionalism syarikat.
Jika barang yang nak di "additional order" tiada breakdown parts atau mempunyai banyak breakdown parts, ianya pasti akan menjejaskan segala planned yang telah di susun untuk empat bulan akan datang. Planned tersebut telah mengambil kira 100% segala hubung kait setiap barang yang berkaitan B.O.M kerana additional order tersebut adalah plan baru yang mencelah masuk ke susunan planned's yang baru sahaja semalam dibuat dan diterima oleh supplier.
SAP akan run Message baru secara auto, mengikut scheduled pada waktu yang telah ditetapkan, setelah tamat waktu bekerja pada setiap hari.
Setiap hari, setiap MRP controller, perkara pertama yang mereka lakukan adalah run PR not convert, yang melibatkan controller masing-masing, dengan run transaction code SQ01 > MRP > MRP PR3. Result run transaction code ini akan di list ke dalam bentuk excel file. MRP controller akan check setiap PR yang wujud pada excel file tersebut dan membuat siasatan mengapa PR tersebut muncul atau wujud pada hari tersebut?
Antara transaction code untuk membuat siasatan adalah MD04, MB51, dan sebagainya.
Jumlah PR yang wujud bergantung kepada sebarang bentuk perubahan data, samada pertambahan atau pengurangan, yang melibatkan controller masing-masing.
SAP akan create PR baru secara auto, mengikut scheduled pada waktu yang telah ditetapkan, setelah tamat waktu bekerja pada setiap hari.
Mengapa barang perlu lagi dibeli, atau MESSAGE perlu diawalkan, atau PR baru muncul, setelah run MRP, pada MRP day, adalah disebabkan perkara berikut
+ Reservation
+ STO
+ Posting
+ Safety stock
+ Block material at storage location
+ No Production Version
+ BOM error
+ New vendor update for affected parts
+ Change in-house to purchase
+ Change purchase to in-house
+ Change vendor
+ Actual stock less than current data
+ Actual stock over than current data
+ Design change
+ MRP area not created
+ Short lead time order made for part that has a lot of breakdown parts with earlier lead time than complete part
+ Wrongly selected planned during perform backflush
Additional order adalah satu lagi cabang tugas AZA. AZA akan terima additional request form yang telah diluluskan oleh boss AZA. Dari additional request form tersebut AZA directly create purchase order walaupun additional order tersebut menyebabkan excess.
Disebabkan additional order adalah form yang ditulis tangan, maka masalah sukar membaca tulisan tangan sering dihadapi. Ada juga parts yang ditulis tidak wujud dalam SAP ERP maka menyebabkan parts tersebut tidak dapat di process untuk dibeli. Tiada batas waktu ditetapkan untuk submit additional request form juga menyebabkan form tersebut hanya di submit pada saat akhir sedangkan ianya jelas tidak memberikan proper lead time kepada vendor.
Setiap minggu MRP controller akan run MRP untuk membeli keseluruhan parts yang diperlukan untuk 2 minggu akan datang seperti yang telah di planned. Manakala import parts untuk beberapa bulan akan datang bergantung kepada lead time yang telah ditetapkan pada sesuatu parts. Ianya dinamakan sebagai "MRP DAY".
Keesokkan hari setelah run MRP sepatutnya tiada lagi barang yang perlu lagi dibeli kerana keperluan untuk 2 minggu telah disediakan.
Mengapa barang perlu lagi dibeli setelah run MRP adalah disebabkan perkara berikut:
1. Additional planned disebabkan additional order. Ianya mungkin melibatkan specific part atau breakdown part atau complete requirement of default B.O.M for finished goods.
Terdapat pelbagai sebab additional order perlu dilakukan.
2. Multi location of Reservation Location.
Reservation creation selepas MRD DAY memerlukan manual job untuk checking dan manual create Additional Order.
MRP Controller yang menjaga barang berkaitan reservation mengalami pertindihan tugas dengan barang berkaitan Controller mereka. Additional order diperlukan apabila reservation pada parts yang dikehendaki dicipta dan Additional diperlukan apabila stock sedia ada tidak mencukupi di mana proper lead diperlukan oleh vendor menghantar barang pada tarikh yang diminta.
3. STO.
STO creation selepas MRD DAY memerlukan manual job untuk checking
+ stock enough?
+ has open purchase order for DI creation?
+ Not create DI yet for that specific order?
+ has safety stock?
+ proper lead time?
+ has vendor?
dan manual create Additional Order.
4. Posting.
Line scrap, Add or reduce of current stock's data, late posting made surely affected to real time SAP ERP (data not accurate) viewed by other user
5. Safety stock.
Fixed safety stock sentiasa dapat anda lihat pada susunan teratas screen MD04.
Flexible safety stock pula boleh diubah kedudukan tarikh pada screen MD04.
6. Block material at storage location.
7. No Production Version.
8. BOM error
+ Berapa banyak penggunaan material ditentukan pada nilai yang di input pada sesuatu material. SAP ERP banyak melibatkan nombor dan terdedah kepada kesilapan bila nombor yang di input salah atau titik perpuluhan yang di input salah.
+ Kedudukan material pada level sesuatu B.O.M juga akan menentukan hubung kait yang akan terkesan kepada SAP ERP.
+ Unit of measurement yang digunakan pada sesuatu material juga mesti betul.
9. New vendor update for effected parts.
10. Change in-house to purchase
Setiap part perlu di follow-up adakah Vendor telah di allocated dan ianya mestilah sebelum melepasi proper lead time bagi Vendor tersebut memenuhi tarikh additional order yang diminta.
11. Purchase to in-house
Excess stock purchase parts memerlukan manual job yang banyak dan memerlukan daily monitoring. Pengubahsuaian isi kandungan B.O.M pada Planned Order dilakukan dengan menukarkan penggunaan In-house kepada Purchase. Setiap Planned yang diubah suai pula terdedah dengan perubahan apabila terdapat design change pada mana-mana Planned Order yang telah di ubah suai.
12. Change vendor.
13. Actual stock less or over than current data.
14. Design change.
15. MRP area not created.
16. Short lead time order made for part that has a lot of breakdown parts with earlier lead time than complete part.
17. Wrongly selected planned during perform backflush
Sehari sebelum MRP DAY, apa-apa posting yang memberi impak kepada jumlah barang yang perlu dibeli untuk tempoh 2 minggu atau lebih, mestilah dilakukan sebelum balik bekerja pada hari tersebut. Ini kerana SAP ERP akan run DAILY MRP secara automatik pada waktu anda balik bekerja. Jika anda posting barang tersebut selepas waktu tersebut maka esoknya ketika MRP controller membeli barang-barang dibawah jagaan mereka, hanya barang yang telah di posting sahaja akan dibeli.
Manakala CKD perlu communicate bila create STO dengan bahagian planning untuk planning remove dummy stock yang telah disediakan sedari awal. Dummy stock ini ditempatkan pada satu location area khas. Komunikasi bagi mengelakkan double order atau mis DI creation. Ianya mestilah dilakukan 2 hari sebelum MRP DAY. Sehari sebelum MRP DAY adalah paparan data terkini SAP ERP untuk cover kekurangan order esok hari bila run MRP pada MRP DAY.
Pada MRP DAY, run MRP dilakukan secara manual. Bukan lagi pada waktu anda balik bekerja. Ianya dilakukan dari mula bekerja pada hari MRP DAY tersebut. Menggunakan data terkini SAP ERP yang telah di generate semalam SAHAJA selepas anda balik bekerja.
Data forecast paling tepat setiap minggu adalah pada hari MRP DAY kerana planned terkini untuk tempoh empat bulan telah disempurnakan 100%. Data forecast pertama mestilah di download sebelum MRP members usik data tersebut pada hari MRP DAY untuk process order.
Berbanding STOCK CHECK DAY yang dilakukan setiap akhir bulan, dimana tiada pergerakkan data yang memberi impak kepada proses stock check.
New safety stocks creation dan block material at storage location juga memberi impak. Posting adalah penyebab terbesar mengapa data real time SAP ERP tidak tepat. Terdapat pelbagai transaction code untuk melakukan posting. Antara transaction code yang sering menyumbang kepada data real time SAP ERP tidak tepat ialah transaction code untuk Backflush tidak dilakukan. Actual barang masuk pada location berbeza barang digunakan dimana data tidak ditransfer ke location sebenar, sebaliknya additional order pula dibuat bagi menampung kekurangan data pada location sebenar. Bukan semua individu yang menggunakan SAP ERP mempunyai authorization untuk perform pelbagai jenis transaction code. Alternatif kepada barang yang tidak di posting adalah dengan submit additional request form.
Bagaimana mengenal pasti posting yang tidak dilakukan?
1. Paparan real time masih menunjukkan tarikh yang telah lepas.
2. Negatif stocks.
3. Excess.
4. Data masih berlebihan walaupun selepas stock check dilakukan setiap akhir bulan.
Bagi mengurangkan impak kepada additional order, open purchase order disediakan. Melalui open purchase order tersebut, barang akan dibeli partially melalui DI creation menggunakan open purchase order. Ianya hanya sesuai digunakan untuk local part bagi membolehkan vendor berhampiran menghantar barang tersebut dalam jangka waktu terpantas. Bukannya local part tapi di luar klang valley yang memerlukan masa yang lebih panjang untuk penghantaran. Proper lead time mestilah sentiasa diperuntukkan walaupun untuk vendor area klang valley apatah lagi import parts.
Condition 1
Vendor 1 adalah vendor yang paling hampir dengan syarikat dan memerlukan masa minima 2 jam untuk membuat penghantaran. Jika order yang mereka terima pada pukul 10 pagi, ini bermakna pukul 12 baru barang tersebut anda terima.
Condition 2
Jika anda hantar order pukul 9 pagi, barang tersebut tetap anda terima pada pukul 12, bukan pada pukul 11 kerana Vendor 1 hanya membuat penghantaran sekali sahaja setiap hari iaitu pada setiap pukul 10 pagi. Manakala order yang Vendor 1 terima lewat melepasi waktu penghantaran mereka, maka mereka akan buat penghantaran pada pukul 10 pagi esok hari untuk order tersebut.
Condition 3
Jika anda hantar order pada pukul 8 pagi, tapi MRP controller hantar order tersebut kepada Vendor 1 pada jam 11 pagi, maka ianya telah melepasi waktu penghantaran Vendor 1, maka Vendor 1 akan buat penghantaran pada pukul 10 pagi esok hari untuk order tersebut.
Oleh sebab itu, anda perlu peruntukkan:
1. Masa yang mencukupi untuk MRP controller proses order anda.
2. Memastikan tulisan anda yang melibatkan huruf, nombor dan simbol untuk order tersebut mudah dibaca.
3. Parts yang anda order wujud dalam SAP ERP sistem.
Condition 4
Barang import jelas memerlukan lead time yang panjang dan mahal maka tak banyak changes yang perlu MRP controller berikan perhatian (sangat kurang manual job) kerana realiti changes tersebut tak dapat nak diikuti disebabkan fixed lead time for import parts. Manakala minima order yang mesti dipatuhi bagi kebanyakkan import parts penyumbang terbesar mengapa excess parts.
Setiap pengguna SAP ERP mesti faham mengenai impak mengapa sesuatu action itu perlu dilakukan sebelum waktu yang telah ditetapkan bila menggunakan SAP ERP. Impak tersebut akan melibatkan seluruh perkara berkaitan data real time SAP ERP. Tidak terhad pada bahagian individu tersebut sahaja.
Manakala BOM adalah topik luas yang melibatkan hubung kait parts antara upper level dan lower level, purchase atau in-house, phantom atau sub-con. Alternative parts, common atau tidak parts tersebut dan pelbagai lagi senarai panjang cabang BOM yang turut berkait dengan Material Master dan Consumption. Ia menyebabkan mengapa additional order jadi banyak bila melibatkan upper level parts. Dimana lower level parts pula memerlukan masa yang jauh lebih awal untuk disediakan.
Oleh sebab itu, kita mesti faham keperluan pihak terlibat dengan kita bukan hanya tahu keperluan kita sahaja bagi memastikan semuanya berjalan lancar tanpa menyebabkan perkara yang sebenarnya boleh dielakkan penyebab berlakunya masalah yang sebenarnya boleh dihindari sedari awal.
Delivery Inbound (DI)
1. Open purchase order mestilah ada untuk melakukan DI.
+ Checking setiap Open's Purchase Order mestilah 100% A-W
+ Revise setiap tarikh Open's Purchase Order yang telah lama ke tarikh terkini.
+ Adakah pelbagai location stock menyebabkan paparan data tidak betul kerana stock untuk Quality defect, safety, excess stock of certain location
2. Jika open purchase order tiada, maka additonal order perlu dilakukan terlebih dahulu.
3. Location area untuk purchase order mestilah untuk location A-W.
Pelbagai location DI boleh dilakukan untuk production line, STO dan Reservation. Ianya memberi flexibility yang luas tapi ironinya ianya juga menyebabkan sukar membaca data. Ia juga penyumbang kepada masa yang banyak diperuntukkan untuk create manual DI bila adanya additional order, dimana terdedah kepada berlakunya kesilapan manual DI creation.
Data DI punyai pecahan lot-lot kecil yang amat banyak. Paparan pada SAP ERP hanya memaparkan location A-W sedangkan untuk mengetahui location DI tersebut perlu melihat ke setiap lot-lot kecil DI tersebut.
DI yang telah di created juga boleh di PULL atau di POSTPONE dan menyebabkan paparan SAP ERP nampak pelik.
MRP controller yang dipertanggungjawabkan untuk barang DI lebih banyak manual job untuk create DI berbanding MRP controller yang tidak mempunyai barang DI di bawah jagaannya.
Lead Time for DI parts
Lead time untuk DI juga boleh diubah berdasarkan DLM key. Bulky parts menyebabkan storage cepat penuh, maka DLM0 key digunakan agar barang dihantar bila saja DI created. DLM1 key untuk barang dihantar sehari selepas DI created.
MRP Controller
Cabang luas dan pelbagai perkara yang berkaitan menyebabkan MRP Controller members yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga local parts jauh lebih banyak terkesan dengan pelbagai cabang perubahan dan terdedah kepada volume besar kesilapan dilakukan.
Prevention to avoid mistake
Stage 1
The job done by MRP Controller will be go through "checking stage" by different individual who is responsible to check if there is any mistake happen.
Stage 2
During checking stage, any mistake will be inform to concern MRP controller for correction and to take note on how to avoid the same mistake happen in the future. After the checking and correction have been done, then the process will goes to next stage.
Stage 3
During approval stage, any mistake that are fail to be identified will be mis and impact to time and cost.
Reality of mistake
No body, at any stage, intentionally to create any mistake. Only by go through all the stages of verification is the best practice to avoid mistake. The more stages of checking needed depending on how many checking stages needed before reached the approval stage.
Link berikut untuk tips agar tulisan anda mudah dibaca
Artikal 167 - Panjang 17402
Setiap minggu, setiap MRP controller dari bahagian Ordering, akan run MRP untuk membeli keseluruhan parts yang diperlukan untuk dua minggu akan datang seperti yang telah di planned. Manakala import parts untuk beberapa bulan akan datang, juga dibeli dan di booking, bergantung kepada lead time yang telah ditetapkan pada sesuatu parts. Ianya dinamakan sebagai "MRP DAY".
Keesokkan hari setelah run MRP sepatutnya tiada lagi barang yang perlu lagi dibeli kerana keperluan untuk dua minggu telah disediakan. Sebarang perubahan data, samada pertambahan atau pengurangan, setelah MRP run pada MRP day, akan terkesan kepada jumlah untuk specific part atau breakdown part atau complete requirement of default B.O.M for finished goods.
Jika pada minggu tertentu tidak dapat diadakan MRP day, seperti disebabkan cuti umum atau masalah teknikal, maka ianya akan dilewatkan atau dipercepatkan dengan mengambil kira kecukupan stock sedia ada.
Planning
STO
Reservation
New part
MESSAGE day
Keutamaan pemeriksaan dengan memulakan pemeriksaan untuk message cancel > diawalkan > dilambatkan.
Jika pemeriksaan message tidak sempat dilakukan atau diselesaikan pada sehari selepas MRP day, seperti disebabkan MRP controller bercuti atau beban kerja harian yang berlebihan, maka pemeriksaan dilakukan pada hari berikutnya dengan menggunakan message excel file terkini yang di list sekali pada setiap hari.
Tiada cara lain untuk mengatasi kekurangan PO setelah MRP day selain dengan short lead time additional order atau mengawalkan tarikh PO yang baru di hantar lewat hari semalam. Ini jelas akan menjejaskan professionalism syarikat.
Jika barang yang nak di "additional order" tiada breakdown parts atau mempunyai banyak breakdown parts, ianya pasti akan menjejaskan segala planned yang telah di susun untuk empat bulan akan datang. Planned tersebut telah mengambil kira 100% segala hubung kait setiap barang yang berkaitan B.O.M kerana additional order tersebut adalah plan baru yang mencelah masuk ke susunan planned's yang baru sahaja semalam dibuat dan diterima oleh supplier.
SAP akan run Message baru secara auto, mengikut scheduled pada waktu yang telah ditetapkan, setelah tamat waktu bekerja pada setiap hari.
PR not convert
Antara transaction code untuk membuat siasatan adalah MD04, MB51, dan sebagainya.
Jumlah PR yang wujud bergantung kepada sebarang bentuk perubahan data, samada pertambahan atau pengurangan, yang melibatkan controller masing-masing.
SAP akan create PR baru secara auto, mengikut scheduled pada waktu yang telah ditetapkan, setelah tamat waktu bekerja pada setiap hari.
Mengapa barang perlu lagi dibeli, atau MESSAGE perlu diawalkan, atau PR baru muncul, setelah run MRP, pada MRP day, adalah disebabkan perkara berikut
+ Reservation
+ STO
+ Posting
+ Safety stock
+ Block material at storage location
+ No Production Version
+ BOM error
+ New vendor update for affected parts
+ Change in-house to purchase
+ Change purchase to in-house
+ Change vendor
+ Actual stock less than current data
+ Actual stock over than current data
+ MRP area not created
+ Short lead time order made for part that has a lot of breakdown parts with earlier lead time than complete part
+ Wrongly selected planned during perform backflush
Additional order adalah satu lagi cabang tugas AZA. AZA akan terima additional request form yang telah diluluskan oleh boss AZA. Dari additional request form tersebut AZA directly create purchase order walaupun additional order tersebut menyebabkan excess.
Disebabkan additional order adalah form yang ditulis tangan, maka masalah sukar membaca tulisan tangan sering dihadapi. Ada juga parts yang ditulis tidak wujud dalam SAP ERP maka menyebabkan parts tersebut tidak dapat di process untuk dibeli. Tiada batas waktu ditetapkan untuk submit additional request form juga menyebabkan form tersebut hanya di submit pada saat akhir sedangkan ianya jelas tidak memberikan proper lead time kepada vendor.
Setiap minggu MRP controller akan run MRP untuk membeli keseluruhan parts yang diperlukan untuk 2 minggu akan datang seperti yang telah di planned. Manakala import parts untuk beberapa bulan akan datang bergantung kepada lead time yang telah ditetapkan pada sesuatu parts. Ianya dinamakan sebagai "MRP DAY".
Keesokkan hari setelah run MRP sepatutnya tiada lagi barang yang perlu lagi dibeli kerana keperluan untuk 2 minggu telah disediakan.
Mengapa barang perlu lagi dibeli setelah run MRP adalah disebabkan perkara berikut:
1. Additional planned disebabkan additional order. Ianya mungkin melibatkan specific part atau breakdown part atau complete requirement of default B.O.M for finished goods.
Terdapat pelbagai sebab additional order perlu dilakukan.
2. Multi location of Reservation Location.
Reservation creation selepas MRD DAY memerlukan manual job untuk checking dan manual create Additional Order.
MRP Controller yang menjaga barang berkaitan reservation mengalami pertindihan tugas dengan barang berkaitan Controller mereka. Additional order diperlukan apabila reservation pada parts yang dikehendaki dicipta dan Additional diperlukan apabila stock sedia ada tidak mencukupi di mana proper lead diperlukan oleh vendor menghantar barang pada tarikh yang diminta.
3. STO.
STO creation selepas MRD DAY memerlukan manual job untuk checking
+ stock enough?
+ has open purchase order for DI creation?
+ Not create DI yet for that specific order?
+ has safety stock?
+ proper lead time?
+ has vendor?
dan manual create Additional Order.
4. Posting.
Line scrap, Add or reduce of current stock's data, late posting made surely affected to real time SAP ERP (data not accurate) viewed by other user
5. Safety stock.
Fixed safety stock sentiasa dapat anda lihat pada susunan teratas screen MD04.
Flexible safety stock pula boleh diubah kedudukan tarikh pada screen MD04.
6. Block material at storage location.
7. No Production Version.
8. BOM error
+ Berapa banyak penggunaan material ditentukan pada nilai yang di input pada sesuatu material. SAP ERP banyak melibatkan nombor dan terdedah kepada kesilapan bila nombor yang di input salah atau titik perpuluhan yang di input salah.
+ Kedudukan material pada level sesuatu B.O.M juga akan menentukan hubung kait yang akan terkesan kepada SAP ERP.
+ Unit of measurement yang digunakan pada sesuatu material juga mesti betul.
9. New vendor update for effected parts.
10. Change in-house to purchase
Setiap part perlu di follow-up adakah Vendor telah di allocated dan ianya mestilah sebelum melepasi proper lead time bagi Vendor tersebut memenuhi tarikh additional order yang diminta.
11. Purchase to in-house
Excess stock purchase parts memerlukan manual job yang banyak dan memerlukan daily monitoring. Pengubahsuaian isi kandungan B.O.M pada Planned Order dilakukan dengan menukarkan penggunaan In-house kepada Purchase. Setiap Planned yang diubah suai pula terdedah dengan perubahan apabila terdapat design change pada mana-mana Planned Order yang telah di ubah suai.
12. Change vendor.
13. Actual stock less or over than current data.
14. Design change.
15. MRP area not created.
16. Short lead time order made for part that has a lot of breakdown parts with earlier lead time than complete part.
17. Wrongly selected planned during perform backflush
Sehari sebelum MRP DAY, apa-apa posting yang memberi impak kepada jumlah barang yang perlu dibeli untuk tempoh 2 minggu atau lebih, mestilah dilakukan sebelum balik bekerja pada hari tersebut. Ini kerana SAP ERP akan run DAILY MRP secara automatik pada waktu anda balik bekerja. Jika anda posting barang tersebut selepas waktu tersebut maka esoknya ketika MRP controller membeli barang-barang dibawah jagaan mereka, hanya barang yang telah di posting sahaja akan dibeli.
Manakala CKD perlu communicate bila create STO dengan bahagian planning untuk planning remove dummy stock yang telah disediakan sedari awal. Dummy stock ini ditempatkan pada satu location area khas. Komunikasi bagi mengelakkan double order atau mis DI creation. Ianya mestilah dilakukan 2 hari sebelum MRP DAY. Sehari sebelum MRP DAY adalah paparan data terkini SAP ERP untuk cover kekurangan order esok hari bila run MRP pada MRP DAY.
Pada MRP DAY, run MRP dilakukan secara manual. Bukan lagi pada waktu anda balik bekerja. Ianya dilakukan dari mula bekerja pada hari MRP DAY tersebut. Menggunakan data terkini SAP ERP yang telah di generate semalam SAHAJA selepas anda balik bekerja.
Data forecast paling tepat setiap minggu adalah pada hari MRP DAY kerana planned terkini untuk tempoh empat bulan telah disempurnakan 100%. Data forecast pertama mestilah di download sebelum MRP members usik data tersebut pada hari MRP DAY untuk process order.
Berbanding STOCK CHECK DAY yang dilakukan setiap akhir bulan, dimana tiada pergerakkan data yang memberi impak kepada proses stock check.
New safety stocks creation dan block material at storage location juga memberi impak. Posting adalah penyebab terbesar mengapa data real time SAP ERP tidak tepat. Terdapat pelbagai transaction code untuk melakukan posting. Antara transaction code yang sering menyumbang kepada data real time SAP ERP tidak tepat ialah transaction code untuk Backflush tidak dilakukan. Actual barang masuk pada location berbeza barang digunakan dimana data tidak ditransfer ke location sebenar, sebaliknya additional order pula dibuat bagi menampung kekurangan data pada location sebenar. Bukan semua individu yang menggunakan SAP ERP mempunyai authorization untuk perform pelbagai jenis transaction code. Alternatif kepada barang yang tidak di posting adalah dengan submit additional request form.
Bagaimana mengenal pasti posting yang tidak dilakukan?
1. Paparan real time masih menunjukkan tarikh yang telah lepas.
2. Negatif stocks.
3. Excess.
4. Data masih berlebihan walaupun selepas stock check dilakukan setiap akhir bulan.
Bagi mengurangkan impak kepada additional order, open purchase order disediakan. Melalui open purchase order tersebut, barang akan dibeli partially melalui DI creation menggunakan open purchase order. Ianya hanya sesuai digunakan untuk local part bagi membolehkan vendor berhampiran menghantar barang tersebut dalam jangka waktu terpantas. Bukannya local part tapi di luar klang valley yang memerlukan masa yang lebih panjang untuk penghantaran. Proper lead time mestilah sentiasa diperuntukkan walaupun untuk vendor area klang valley apatah lagi import parts.
Additional order
Vendor 1 adalah vendor yang paling hampir dengan syarikat dan memerlukan masa minima 2 jam untuk membuat penghantaran. Jika order yang mereka terima pada pukul 10 pagi, ini bermakna pukul 12 baru barang tersebut anda terima.
Condition 2
Condition 3
Jika anda hantar order pada pukul 8 pagi, tapi MRP controller hantar order tersebut kepada Vendor 1 pada jam 11 pagi, maka ianya telah melepasi waktu penghantaran Vendor 1, maka Vendor 1 akan buat penghantaran pada pukul 10 pagi esok hari untuk order tersebut.
Oleh sebab itu, anda perlu peruntukkan:
1. Masa yang mencukupi untuk MRP controller proses order anda.
2. Memastikan tulisan anda yang melibatkan huruf, nombor dan simbol untuk order tersebut mudah dibaca.
3. Parts yang anda order wujud dalam SAP ERP sistem.
Condition 4
Jika barang yang anda order Vendor 1 tiada stock untuk buat penghantaran, maka barang tersebut mungkin seminggu atau sebulan atau lebih lama baru anda terima kerana Vendor 1 perlukan masa untuk buat schedule dan lain-lain keperluan mereka berdasarkan order yang anda inginkan.
Condition 5
Jika barang yang anda order tidak common, dan tiada stock, anda mungkin kena order mengikut MOQ (Minimum Order Quantity) kerana untuk produce part tersebut Vendor dah kira awal-awal jika buat part tersebut dapat untung tak kalau buat satu jer? atau kena buat sepuluh baru mereka dapat untung? atau perlu lebih? Kebiasaannya melibatkan barang spare part. Kebarangkalian untuk tidak dapat order juga mungkin berlaku jika mesin/mold/die mereka dah rosak/scrap. Ianya sudah tentu akan terkesan kepada lead time yang mereka perlukan untuk produce part tersebut. Masalah ini dapat di atasi jika part tersebut punyai alternatif part.
Condition 6
Jika barang yang anda order hanya ada satu vendor sahaja yang boleh produce, ianya lagi masalah besar kerana syarikat bergantung sepenuhnya kepada vendor tersebut. Setiap syarikat mestilah memastikan polisi mereka agar setiap barang mestilah ada vendor lain boleh buat agar business anda tidak terkesan sebab business syarikat lain yang buat masalah apatah lagi bila melibatkan complete part yang punyai banyak breakdown parts ditambah lagi complete part tersebut adalah barang yang melibatkan function atau safety.
Condition 5
Jika barang yang anda order tidak common, dan tiada stock, anda mungkin kena order mengikut MOQ (Minimum Order Quantity) kerana untuk produce part tersebut Vendor dah kira awal-awal jika buat part tersebut dapat untung tak kalau buat satu jer? atau kena buat sepuluh baru mereka dapat untung? atau perlu lebih? Kebiasaannya melibatkan barang spare part. Kebarangkalian untuk tidak dapat order juga mungkin berlaku jika mesin/mold/die mereka dah rosak/scrap. Ianya sudah tentu akan terkesan kepada lead time yang mereka perlukan untuk produce part tersebut. Masalah ini dapat di atasi jika part tersebut punyai alternatif part.
Condition 6
Jika barang yang anda order hanya ada satu vendor sahaja yang boleh produce, ianya lagi masalah besar kerana syarikat bergantung sepenuhnya kepada vendor tersebut. Setiap syarikat mestilah memastikan polisi mereka agar setiap barang mestilah ada vendor lain boleh buat agar business anda tidak terkesan sebab business syarikat lain yang buat masalah apatah lagi bila melibatkan complete part yang punyai banyak breakdown parts ditambah lagi complete part tersebut adalah barang yang melibatkan function atau safety.
Import parts
Barang import jelas memerlukan lead time yang panjang dan mahal maka tak banyak changes yang perlu MRP controller berikan perhatian (sangat kurang manual job) kerana realiti changes tersebut tak dapat nak diikuti disebabkan fixed lead time for import parts. Manakala minima order yang mesti dipatuhi bagi kebanyakkan import parts penyumbang terbesar mengapa excess parts.
Setiap pengguna SAP ERP mesti faham mengenai impak mengapa sesuatu action itu perlu dilakukan sebelum waktu yang telah ditetapkan bila menggunakan SAP ERP. Impak tersebut akan melibatkan seluruh perkara berkaitan data real time SAP ERP. Tidak terhad pada bahagian individu tersebut sahaja.
Manakala BOM adalah topik luas yang melibatkan hubung kait parts antara upper level dan lower level, purchase atau in-house, phantom atau sub-con. Alternative parts, common atau tidak parts tersebut dan pelbagai lagi senarai panjang cabang BOM yang turut berkait dengan Material Master dan Consumption. Ia menyebabkan mengapa additional order jadi banyak bila melibatkan upper level parts. Dimana lower level parts pula memerlukan masa yang jauh lebih awal untuk disediakan.
Oleh sebab itu, kita mesti faham keperluan pihak terlibat dengan kita bukan hanya tahu keperluan kita sahaja bagi memastikan semuanya berjalan lancar tanpa menyebabkan perkara yang sebenarnya boleh dielakkan penyebab berlakunya masalah yang sebenarnya boleh dihindari sedari awal.
Delivery Inbound (DI)
1. Open purchase order mestilah ada untuk melakukan DI.
+ Checking setiap Open's Purchase Order mestilah 100% A-W
+ Revise setiap tarikh Open's Purchase Order yang telah lama ke tarikh terkini.
+ Adakah pelbagai location stock menyebabkan paparan data tidak betul kerana stock untuk Quality defect, safety, excess stock of certain location
2. Jika open purchase order tiada, maka additonal order perlu dilakukan terlebih dahulu.
3. Location area untuk purchase order mestilah untuk location A-W.
Pelbagai location DI boleh dilakukan untuk production line, STO dan Reservation. Ianya memberi flexibility yang luas tapi ironinya ianya juga menyebabkan sukar membaca data. Ia juga penyumbang kepada masa yang banyak diperuntukkan untuk create manual DI bila adanya additional order, dimana terdedah kepada berlakunya kesilapan manual DI creation.
Data DI punyai pecahan lot-lot kecil yang amat banyak. Paparan pada SAP ERP hanya memaparkan location A-W sedangkan untuk mengetahui location DI tersebut perlu melihat ke setiap lot-lot kecil DI tersebut.
DI yang telah di created juga boleh di PULL atau di POSTPONE dan menyebabkan paparan SAP ERP nampak pelik.
MRP controller yang dipertanggungjawabkan untuk barang DI lebih banyak manual job untuk create DI berbanding MRP controller yang tidak mempunyai barang DI di bawah jagaannya.
Lead Time for DI parts
Lead time untuk DI juga boleh diubah berdasarkan DLM key. Bulky parts menyebabkan storage cepat penuh, maka DLM0 key digunakan agar barang dihantar bila saja DI created. DLM1 key untuk barang dihantar sehari selepas DI created.
MRP Controller
Cabang luas dan pelbagai perkara yang berkaitan menyebabkan MRP Controller members yang dipertanggungjawabkan untuk menjaga local parts jauh lebih banyak terkesan dengan pelbagai cabang perubahan dan terdedah kepada volume besar kesilapan dilakukan.
Prevention to avoid mistake
Stage 1
The job done by MRP Controller will be go through "checking stage" by different individual who is responsible to check if there is any mistake happen.
Stage 2
During checking stage, any mistake will be inform to concern MRP controller for correction and to take note on how to avoid the same mistake happen in the future. After the checking and correction have been done, then the process will goes to next stage.
Stage 3
During approval stage, any mistake that are fail to be identified will be mis and impact to time and cost.
Reality of mistake
No body, at any stage, intentionally to create any mistake. Only by go through all the stages of verification is the best practice to avoid mistake. The more stages of checking needed depending on how many checking stages needed before reached the approval stage.
Link berikut untuk tips agar tulisan anda mudah dibaca
Quran 2:167
"Dan (pada masa yang mengecewakan itu) berkatalah orang-orang yang menjadi pengikut: Alangkah eloknya kalau kami (dengan itu dapat kami berlepas diri daripada mereka sebagaimana mereka berlepas diri daripada kami (pada saat ini)!" Demikianlah Allah perlihatkan kepada mereka amal-amal mereka (dengan rupa yang mendatangkan) penyesalan yang amat sangat kepada mereka, dan mereka pula tidak akan dapat keluar dari neraka."
"Those who followed will say, "If only we had another turn [at worldly life] so we could disassociate ourselves from them as they have disassociated themselves from us." Thus will Allah show them their deeds as regrets upon them. And they are never to emerge from the Fire."
Kefahaman AZA
"Pada Hari Pembalasan kelak, Allah pasti akan membuktikan sekali lagi kebenaran. Oleh sebab itu, kesempatan yang individu ada hanya ketika individu masih hidup sahaja."
LABEL
SETERUSNYA
SEBELUMNYA