AZRIZAINALABIDIN
Artikal 70 - Panjang 13,449
Tidak semua mobile phone memiliki applikasi yang sama tetapi setiap mobile phone mempunyai applikasi email. Kini 65% email di akses melalui mobile. Pastikan anda juga mengakses email dari mobile. Pastikan penulisan email anda mengambil kira bagaimana penerima email anda membaca email tersebut. Kelebihan smart phone adalah kerana email bukan kerana apps. Ini kerana apps sampai satu tahap akan "not compatible with mobile phone version". Itu realitinya. Email anda boleh gunakan browser sahaja tanpa apps.
Fetch / Push
Pastikan apps yang anda gunakan setting ke "fetch" bukan "push" email bagi memastikan bateri anda kurang buat kerja yang sebenarnya tak perlu kerap. Go to setting> Password & Accounts > fetch new data > OFF "Push" button. Go to fetch and select either manually/hourly/every 30 or 15 minutes.
Saya pula almost 100% akses email melalui mobile phone, hanya guna komputer untuk housekeeping email dari masa ke semasa berbanding 100% email guna komputer di tempat kerja untuk urusan kerja sahaja. Dari beli mobile phone baru, lebih baik anda beli komputer.
Pastikan data yang ada pada anda adalah up to date. 32% data pada email list anda adalah tidak tepat dan inaccurate / outdated. Urus database berdasarkan ketepatan iaitu mengenai keperluan, keinginan dan kegemaran anda.
Anda dapat kuota 15GB untuk guna Gmail dan produk Google yang lain tetapi hanya 500MB guna Proton Mail. Manakala Yahoo menawarkan 1TB khas untuk email sahaja! Samada Gmail, Proton Mail atau Yahoo, ia adalah percuma!
Bolehkan isi email saya diketahui?
Mungkin tidak. Kebanyakkan penyedia email masa kini akan encrypt (disulitkan) email di internet, sebagai contoh email yang berasaskan web seperti Gmail atau Yahoo menggunakan HTTPS, atau versi encrypted pada kebiasaan protokol mail seperti POP, SMTP or IMAP. Maka ISP anda tidak dapat membaca email anda, tetapi ISP anda tahu jika anda cuba memasuki sesuatu perkhidmatan email. Ini bermakna ISP anda tidak boleh menyiasat atau menyamar. Cara mudah untuk tidak diganggu oleh mana-mana email adalah menggunakan fungsi auto delete alamat email yang anda "tetapkan" bila memasuki ke inbox anda dan unsubscribe email.
Folder / Label
Cipta folder bagi setiap huruf A to Z. Biarkan folder A to Z anda kosong. Create folder baru mengikut alamat email yang diterima kerana ianya tetap dan tidak berubah. Folder baru ini barulah anda boleh isi dengan email-email yang baru yang sesuai untuk ditempatkan ke dalam folder tersebut. Namakan folder bukan nama panggilan/ nama logo/ nama kumpulan dan sebagainya. Agar tiada duplikasi email tersalah masuk folder kerana sejak dari awal anda telah setting create folder mengikut standard alamat email. Kata kuncinya adalah " apa alamat email, itulah nama folder baru yang anda create. Proton mail hanya dapat create folder A to T sahaja tetapi GMAIL anda dapat create complete A to Z + UNLIMITED.
Computer
Manage email guna komputer kerana fungsi mobile phone yang terhad. Sais mobile phone yang kecil tak kan pernah mampu menandingi kelebihan komputer yang bersais besar. Unsubscribe dan opt out mana-mana email masuk jika ianya sudah anda tidak ingin terima pada masa mendatang. Kebanyakkan email anda terima melalui autoresponder yang digunakan oleh perniagaan. Ia dihantar secara auto ke senarai email yang dimiliki oleh peniaga tersebut mengikut script, masa dan kekerapan yang mereka inginkan.
Inbox
Labelkan email yang masuk ke inbox anda jika anda ingin mudah menyusun email ke folder anda pada masa mendatang.
Email masuk yang telah anda labelkan adalah shortcut untuk anda mengetahui bahawa email masuk yang mempunyai label pada inbox anda telah anda create folder khas.
Unsubscribe
Jika email tersebut telah ada label, tetapi anda rasa tak mahukan email dari pengirim tersebut lagi pada masa mendatang, ia masanya untuk anda unsubscribe dan delete folder berkaitan.
Block
Manakala email yang tiada label adalah pilihan untuk anda block atau create folder baru.
Pastikan inbox anda sentiasa kosong. Jangan jadikan email anda sebagai pusat pengumpulan sampah. Delete permanently email yang bukan untuk dirujuk kemudian hari. Archive email yang tak perlu anda follow-up atau ingin dirujuk kemudian hari.
Delete
Email yang perlu anda delete permanently adalah seperti email yang berbentuk notifikasi dan iklan. Delete permanently email yang bukan untuk dirujuk kemudian hari.
Keep
Email yang perlu anda simpan adalah email yang berbentuk rujukan untuk kemudian hari seperti pendaftaran dan komunikasi.
Filter
Filter alamat email yang masuk untuk di auto delete pada masa mendatang jika ianya email yang tidak diundang. Termasuk email yang masuk ke spam folder anda. Filter gunakan alamat email tetap si penghantar. bukan subject email dan sebagainya.
Tidak semua aplikasi media sosial ada pada setiap mobile phone tetapi Setiap mobile phone punyai email. Gunakan fungsi email yang ada pada mobile phone anda. Semua orang bodoh pada mulanya tak tahu nak gunakan email. Mereka jadi pandai gunakan email sebab mereka belajar. Tidak takut lagi bila dah berilmu. Realitinya banyak perkara kita ditakut-takutkan kerana kita belum tahu kebenaran.
Email adalah percuma, mudah dan merekodkan komunikasi 2 hala anda. Keterbukaan internet bila tidak menghalang siapa juga dapat membaca content anda tanpa syarat tanpa bayaran tanpa diskriminasi. Browser adalah platform anda untuk menggunakan apa jua fungsi internet.
Contoh Folder/Label
A
B
Bill bulanan
C
D
Buat folder A sampai Z, akan datang create folder baru selain A sampai Z, contoh folder baru (Bill bulanan). Folder baru tersebut akan auto ikut susunan setiap kali anda create folder baru. Senang anda nak manage. Masukkan email baru yang masuk ke inbox anda ke folder yang anda tetapkan. Inbox anda akan sentiasa kosong dan bersih bukan sarat beribu-ribu email sebab tak manage sedari awal kan?
Saya guna email Yandex, Gmail dan Yahoo. Dah banyak cuba pelbagai email provider barulah kita tahu sendiri kelebihan dan kekurangan setiap provider kan? Macam tu juga perkara lain. Dah cuba baru tahu kebenaran kan?
Beza email di tempat kerja dan email peribadi adalah kuasa mengawal. Tentu sahaja email di tempat kerja, anda tidak boleh block email yang masuk ke inbox anda.
Volume email harian yang anda terima bergantung kepada berapa banyak senarai contact anda dan kekerapan mereka berkomunikasi dengan anda melalui email.
Sebelum bercuti, anda tetapkan out of office agar sesiapa yang menghantar email kepada anda dapat notifikasi secara automatik mengenai perkara tersebut. Tinggalkan message tentang cara alternatif untuk hubungi anda atau kepada siapa selain anda yang mereka boleh rujuk.
Setelah anda habis bercuti dan datang bekerja, ratusan email terdapat pada inbox anda. Secara automatik ianya memberi tekanan untuk menyemak disamping email baru yang masuk ke inbox anda.
Cara terbaik adalah mengabaikan email tersebut dan hanya respond kepada email terkini kerana out of office yang anda telah tetapkan sebelum ini cukup untuk memberitahu si penghantar email kepada anda untuk follow-up jika ada kerja tertangguh yang tidak diambil alih oleh rakan sekerja atau boss anda.
Setiap email yang dihantar perlu seringkas yang mungkin. Ia bukan surat cinta atau buku cerita. Perkara semudah ini masih berlaku walaupun dari graduan universiti yang dibayar gaji permulaan yang tinggi dengan kosong pengalaman. Dibayar untuk kelayakan bukan hakikat kerja yang dilakukan.
Feedback yang tidak diperolehi dari email yang anda hantar adalah tanda jelas si penerima email tidak membaca email, baca tapi tak feedback atau tak sempat membaca email.
Jika anda tidak mahukan sesuatu email, anda hanya perlu feedback jangan hantar email yang macam mana kepada anda.
Perlu feedback sebelum kerja selesai atau feedback status kerja yang belum selesai dah sampai mana. Kalau ada masalah, masih ada masa nak selesaikan. Bukan last minit feedback. Itu bukan feedback namanya. Itu jelas anda tak "follow-up". Dah terdesak baru nak feedback kan?
Pastikan hantar email lebih kepada satu contact. Tujuan nya, kalau si penerima tiada, nama lain dalam senarai penerima boleh ambil tindakan perlu. Selalu consider si penerima tiada disebabkan kecemasan, bercuti atau apa jua possibility yang anda tak tahu pada masa hadapan.
Jika si penerima ada boss, nama boss perlu dimasukkan sekali ke senarai penerima agar boss mereka dapat manage, arrange atau perbetulkan apa-apa yang tak kena. Gaji banyak kerja tentulah banyak. Gaji besar tanggung jawab tentulah besar.
Buruk baik anda menjalankan tanggungjawab, mencerminkan siapa boss anda.
Kalau satu company dah pakai excel .xlsx mengapa anda sahaja masih guna .xls untuk attachment. Anda dah tentulah tak update. Boss anda buat apa? Anda tahu lesen excel lama dah luput. Kesalahan besar tu. Malu besar company besar. Company kecil pun malu besar jika jelas pelbagai peringkat tak menjalankan tanggungjawab sehingga perkara sebegitu berlaku. Tak pernah check lah tu. Masih nak butakan mata pekak kan telinga. Apa lagi lah yang tak di check kan.
Banyak perkara berlaku diluar pengetahuan bagi mereka yang jadi boss tapi tak pernah ambil tahu. Orang bisness tak nak masalah yang tak sepatutnya jadi masalah. Tak nak masalah yang sama tenggelam timbul "tanda" tindakan tidak berkesan atau sebenarnya tiada tindakan?
Boleh ke individu lain, atau kumpulan lain, kesan masalah yang sama berpunca dari anda, berulang-ulang, tak pernah anda cari jalan bagaimana untuk masalah yang sama tak berulang pada masa hadapan?
Anda sendiri tak ada cara nak kesan masalah anda sendiri sebelum individu lain, atau kumpulan lain kesan?
Kerja anda forward details dari individu lain, atau kumpulan lain. Bukan anda yang sediakan details? Mengapa perlu melalui anda kalau individu lain, atau kumpulan lain yang sediakan details?
Itu belum detail kan lagi pasal kerja yang tak balance antara ahli kumpulan. Bagaimana dengan kerjasama, perubahan yang kerap dengan masa singkat untuk pihak seterusnya mengurus tindakan perlu dari perubahan kerap yang dah berzaman dibiarkan berlarutan. Bukankah jelas ada yang tak kena dibahagian anda kerana sering mengakibatkan pihak lain tak cukup masa untuk mengurus masalah yang anda cipta. Banyak faktor yang kena dilihat bila bekerja dalam satu kumpulan. Lagi-lagi kalau company besar.
Email ni perkara mudah tapi jadi masalah bila tak tahu nak gunakan. Yang langsung tak tahu nak guna email pun ada. Samada untuk kerja atau peribadi.
Jika kerja tak selesai hanya dengan satu email, pastikan reply to all with attachment atau forward to all with attachment jika ada nama nak ditambah atau dibuang dari senarai penerima.
Bukan buat email baru kerana history penting. Banyak kerja yang nak di ingat. Otak manusia bukan macam komputer. Attachment penting untuk rujukan. Kalau forward atau reply tanpa attachment, apa nak dirujuk. Setakat excel file tak besar mana size email. Bukan nak forward history dengan attachment yang dah setahun pun. Dah tentu email gagal dihantar sebab akan size over limit.
Cepat selesai kerja, boleh buat email baru dan attachment baru yang dah tak ada kena mengena nak forward atau reply dengan history.
Archive kan email yang dah selesai dan tak lagi nak di follow-up. Kekalkan dalam inbox email yang kerja masih belum selesai sahaja.
Diganggu masa email, save as draft secepat yang mungkin. Baru layan gangguan. Bukan semua orang pandai hormati orang lain tengah bekerja. Sambung balik draft email bila gangguan pergi.
Gangguan sering menyebabkan kesilapan dilakukan. Tak beri masa yang cukup bila berurusan dengan orang lain tanda pro ke tidak mereka yang berurusan dengan anda.
Pening cari email?
1. Senang sahaja. 1st send email. Tajuk mesti "unique". Apa itu "unique"? Maksudnya dalam berjuta email yang anda ada, hanya email itu sahaja gunakan tajuk "unique" tersebut. Contoh tajuk dalam bentuk numbering atau code. So bila "find", terus jumpa.
2. Si penerima, bila tajuk tak sesuai dengan rujukan anda pada masa mendatang, maka lakukan perkara berikut:
+ titipkan nota berbentuk numbering atau code di dalam "message body" semasa anda reply email tersebut.
+ in future bila anda nak cari email tersebut, find "into message body" numbering atau code tersebut.
+ JANGAN UBAH/TAMBAH TAJUK EMAIL kerana ianya akan menjejaskan email conversation apabila email tersebut banyak reply dari pelbagai pihak. Tanpa mengubahnya anda dan individu lain mudah filter email by "subject" dan akan dapat lihat 100% pelbagai email yang menggunakan subject (tajuk) yang sama.
3. In future, either anda atau related receiver, masing-masing senang nak "find". Sorting latest to oldest. So jumpa latest email yang dah ada pelbagai progress terkini.
Email adalah salah satu cara komunikasi. Nak lebih alert mesti "call".
Tak ada feedback email > Call! Tidur ke? Cuti ke? Tak pernah check email ke? Terlepas pandang ke? Ada banyak sebab kan?
Soalnya bagaimana mengurus email sendiri, bagaimana berurusan dengan individu atau kumpulan lain. Masing-masing seronok buat kerja bila memperbaiki kelemahan dan mengekalkan apa yang dah terbukti praktikal.
SETERUSNYA
Bagaimana menggunakan internet
Artikal 70 - Panjang 13,449
Tidak semua mobile phone memiliki applikasi yang sama tetapi setiap mobile phone mempunyai applikasi email. Kini 65% email di akses melalui mobile. Pastikan anda juga mengakses email dari mobile. Pastikan penulisan email anda mengambil kira bagaimana penerima email anda membaca email tersebut. Kelebihan smart phone adalah kerana email bukan kerana apps. Ini kerana apps sampai satu tahap akan "not compatible with mobile phone version". Itu realitinya. Email anda boleh gunakan browser sahaja tanpa apps.
Fetch / Push
Pastikan apps yang anda gunakan setting ke "fetch" bukan "push" email bagi memastikan bateri anda kurang buat kerja yang sebenarnya tak perlu kerap. Go to setting> Password & Accounts > fetch new data > OFF "Push" button. Go to fetch and select either manually/hourly/every 30 or 15 minutes.
Saya pula almost 100% akses email melalui mobile phone, hanya guna komputer untuk housekeeping email dari masa ke semasa berbanding 100% email guna komputer di tempat kerja untuk urusan kerja sahaja. Dari beli mobile phone baru, lebih baik anda beli komputer.
Pastikan data yang ada pada anda adalah up to date. 32% data pada email list anda adalah tidak tepat dan inaccurate / outdated. Urus database berdasarkan ketepatan iaitu mengenai keperluan, keinginan dan kegemaran anda.
Anda dapat kuota 15GB untuk guna Gmail dan produk Google yang lain tetapi hanya 500MB guna Proton Mail. Manakala Yahoo menawarkan 1TB khas untuk email sahaja! Samada Gmail, Proton Mail atau Yahoo, ia adalah percuma!
Bolehkan isi email saya diketahui?
Mungkin tidak. Kebanyakkan penyedia email masa kini akan encrypt (disulitkan) email di internet, sebagai contoh email yang berasaskan web seperti Gmail atau Yahoo menggunakan HTTPS, atau versi encrypted pada kebiasaan protokol mail seperti POP, SMTP or IMAP. Maka ISP anda tidak dapat membaca email anda, tetapi ISP anda tahu jika anda cuba memasuki sesuatu perkhidmatan email. Ini bermakna ISP anda tidak boleh menyiasat atau menyamar. Cara mudah untuk tidak diganggu oleh mana-mana email adalah menggunakan fungsi auto delete alamat email yang anda "tetapkan" bila memasuki ke inbox anda dan unsubscribe email.
Folder / Label
Cipta folder bagi setiap huruf A to Z. Biarkan folder A to Z anda kosong. Create folder baru mengikut alamat email yang diterima kerana ianya tetap dan tidak berubah. Folder baru ini barulah anda boleh isi dengan email-email yang baru yang sesuai untuk ditempatkan ke dalam folder tersebut. Namakan folder bukan nama panggilan/ nama logo/ nama kumpulan dan sebagainya. Agar tiada duplikasi email tersalah masuk folder kerana sejak dari awal anda telah setting create folder mengikut standard alamat email. Kata kuncinya adalah " apa alamat email, itulah nama folder baru yang anda create. Proton mail hanya dapat create folder A to T sahaja tetapi GMAIL anda dapat create complete A to Z + UNLIMITED.
Computer
Manage email guna komputer kerana fungsi mobile phone yang terhad. Sais mobile phone yang kecil tak kan pernah mampu menandingi kelebihan komputer yang bersais besar. Unsubscribe dan opt out mana-mana email masuk jika ianya sudah anda tidak ingin terima pada masa mendatang. Kebanyakkan email anda terima melalui autoresponder yang digunakan oleh perniagaan. Ia dihantar secara auto ke senarai email yang dimiliki oleh peniaga tersebut mengikut script, masa dan kekerapan yang mereka inginkan.
Inbox
Labelkan email yang masuk ke inbox anda jika anda ingin mudah menyusun email ke folder anda pada masa mendatang.
Email masuk yang telah anda labelkan adalah shortcut untuk anda mengetahui bahawa email masuk yang mempunyai label pada inbox anda telah anda create folder khas.
Unsubscribe
Jika email tersebut telah ada label, tetapi anda rasa tak mahukan email dari pengirim tersebut lagi pada masa mendatang, ia masanya untuk anda unsubscribe dan delete folder berkaitan.
Block
Manakala email yang tiada label adalah pilihan untuk anda block atau create folder baru.
Pastikan inbox anda sentiasa kosong. Jangan jadikan email anda sebagai pusat pengumpulan sampah. Delete permanently email yang bukan untuk dirujuk kemudian hari. Archive email yang tak perlu anda follow-up atau ingin dirujuk kemudian hari.
Delete
Email yang perlu anda delete permanently adalah seperti email yang berbentuk notifikasi dan iklan. Delete permanently email yang bukan untuk dirujuk kemudian hari.
Keep
Email yang perlu anda simpan adalah email yang berbentuk rujukan untuk kemudian hari seperti pendaftaran dan komunikasi.
Filter
Filter alamat email yang masuk untuk di auto delete pada masa mendatang jika ianya email yang tidak diundang. Termasuk email yang masuk ke spam folder anda. Filter gunakan alamat email tetap si penghantar. bukan subject email dan sebagainya.
Tidak semua aplikasi media sosial ada pada setiap mobile phone tetapi Setiap mobile phone punyai email. Gunakan fungsi email yang ada pada mobile phone anda. Semua orang bodoh pada mulanya tak tahu nak gunakan email. Mereka jadi pandai gunakan email sebab mereka belajar. Tidak takut lagi bila dah berilmu. Realitinya banyak perkara kita ditakut-takutkan kerana kita belum tahu kebenaran.
Email adalah percuma, mudah dan merekodkan komunikasi 2 hala anda. Keterbukaan internet bila tidak menghalang siapa juga dapat membaca content anda tanpa syarat tanpa bayaran tanpa diskriminasi. Browser adalah platform anda untuk menggunakan apa jua fungsi internet.
Contoh Folder/Label
A
B
Bill bulanan
C
D
Buat folder A sampai Z, akan datang create folder baru selain A sampai Z, contoh folder baru (Bill bulanan). Folder baru tersebut akan auto ikut susunan setiap kali anda create folder baru. Senang anda nak manage. Masukkan email baru yang masuk ke inbox anda ke folder yang anda tetapkan. Inbox anda akan sentiasa kosong dan bersih bukan sarat beribu-ribu email sebab tak manage sedari awal kan?
Saya guna email Yandex, Gmail dan Yahoo. Dah banyak cuba pelbagai email provider barulah kita tahu sendiri kelebihan dan kekurangan setiap provider kan? Macam tu juga perkara lain. Dah cuba baru tahu kebenaran kan?
Beza email di tempat kerja dan email peribadi adalah kuasa mengawal. Tentu sahaja email di tempat kerja, anda tidak boleh block email yang masuk ke inbox anda.
Volume email harian yang anda terima bergantung kepada berapa banyak senarai contact anda dan kekerapan mereka berkomunikasi dengan anda melalui email.
Sebelum bercuti, anda tetapkan out of office agar sesiapa yang menghantar email kepada anda dapat notifikasi secara automatik mengenai perkara tersebut. Tinggalkan message tentang cara alternatif untuk hubungi anda atau kepada siapa selain anda yang mereka boleh rujuk.
Setelah anda habis bercuti dan datang bekerja, ratusan email terdapat pada inbox anda. Secara automatik ianya memberi tekanan untuk menyemak disamping email baru yang masuk ke inbox anda.
Cara terbaik adalah mengabaikan email tersebut dan hanya respond kepada email terkini kerana out of office yang anda telah tetapkan sebelum ini cukup untuk memberitahu si penghantar email kepada anda untuk follow-up jika ada kerja tertangguh yang tidak diambil alih oleh rakan sekerja atau boss anda.
Setiap email yang dihantar perlu seringkas yang mungkin. Ia bukan surat cinta atau buku cerita. Perkara semudah ini masih berlaku walaupun dari graduan universiti yang dibayar gaji permulaan yang tinggi dengan kosong pengalaman. Dibayar untuk kelayakan bukan hakikat kerja yang dilakukan.
Feedback yang tidak diperolehi dari email yang anda hantar adalah tanda jelas si penerima email tidak membaca email, baca tapi tak feedback atau tak sempat membaca email.
Jika anda tidak mahukan sesuatu email, anda hanya perlu feedback jangan hantar email yang macam mana kepada anda.
Perlu feedback sebelum kerja selesai atau feedback status kerja yang belum selesai dah sampai mana. Kalau ada masalah, masih ada masa nak selesaikan. Bukan last minit feedback. Itu bukan feedback namanya. Itu jelas anda tak "follow-up". Dah terdesak baru nak feedback kan?
Pastikan hantar email lebih kepada satu contact. Tujuan nya, kalau si penerima tiada, nama lain dalam senarai penerima boleh ambil tindakan perlu. Selalu consider si penerima tiada disebabkan kecemasan, bercuti atau apa jua possibility yang anda tak tahu pada masa hadapan.
Jika si penerima ada boss, nama boss perlu dimasukkan sekali ke senarai penerima agar boss mereka dapat manage, arrange atau perbetulkan apa-apa yang tak kena. Gaji banyak kerja tentulah banyak. Gaji besar tanggung jawab tentulah besar.
Buruk baik anda menjalankan tanggungjawab, mencerminkan siapa boss anda.
Kalau satu company dah pakai excel .xlsx mengapa anda sahaja masih guna .xls untuk attachment. Anda dah tentulah tak update. Boss anda buat apa? Anda tahu lesen excel lama dah luput. Kesalahan besar tu. Malu besar company besar. Company kecil pun malu besar jika jelas pelbagai peringkat tak menjalankan tanggungjawab sehingga perkara sebegitu berlaku. Tak pernah check lah tu. Masih nak butakan mata pekak kan telinga. Apa lagi lah yang tak di check kan.
Banyak perkara berlaku diluar pengetahuan bagi mereka yang jadi boss tapi tak pernah ambil tahu. Orang bisness tak nak masalah yang tak sepatutnya jadi masalah. Tak nak masalah yang sama tenggelam timbul "tanda" tindakan tidak berkesan atau sebenarnya tiada tindakan?
Boleh ke individu lain, atau kumpulan lain, kesan masalah yang sama berpunca dari anda, berulang-ulang, tak pernah anda cari jalan bagaimana untuk masalah yang sama tak berulang pada masa hadapan?
Anda sendiri tak ada cara nak kesan masalah anda sendiri sebelum individu lain, atau kumpulan lain kesan?
Kerja anda forward details dari individu lain, atau kumpulan lain. Bukan anda yang sediakan details? Mengapa perlu melalui anda kalau individu lain, atau kumpulan lain yang sediakan details?
Itu belum detail kan lagi pasal kerja yang tak balance antara ahli kumpulan. Bagaimana dengan kerjasama, perubahan yang kerap dengan masa singkat untuk pihak seterusnya mengurus tindakan perlu dari perubahan kerap yang dah berzaman dibiarkan berlarutan. Bukankah jelas ada yang tak kena dibahagian anda kerana sering mengakibatkan pihak lain tak cukup masa untuk mengurus masalah yang anda cipta. Banyak faktor yang kena dilihat bila bekerja dalam satu kumpulan. Lagi-lagi kalau company besar.
Email ni perkara mudah tapi jadi masalah bila tak tahu nak gunakan. Yang langsung tak tahu nak guna email pun ada. Samada untuk kerja atau peribadi.
Jika kerja tak selesai hanya dengan satu email, pastikan reply to all with attachment atau forward to all with attachment jika ada nama nak ditambah atau dibuang dari senarai penerima.
Bukan buat email baru kerana history penting. Banyak kerja yang nak di ingat. Otak manusia bukan macam komputer. Attachment penting untuk rujukan. Kalau forward atau reply tanpa attachment, apa nak dirujuk. Setakat excel file tak besar mana size email. Bukan nak forward history dengan attachment yang dah setahun pun. Dah tentu email gagal dihantar sebab akan size over limit.
Cepat selesai kerja, boleh buat email baru dan attachment baru yang dah tak ada kena mengena nak forward atau reply dengan history.
Archive kan email yang dah selesai dan tak lagi nak di follow-up. Kekalkan dalam inbox email yang kerja masih belum selesai sahaja.
Diganggu masa email, save as draft secepat yang mungkin. Baru layan gangguan. Bukan semua orang pandai hormati orang lain tengah bekerja. Sambung balik draft email bila gangguan pergi.
Gangguan sering menyebabkan kesilapan dilakukan. Tak beri masa yang cukup bila berurusan dengan orang lain tanda pro ke tidak mereka yang berurusan dengan anda.
Pening cari email?
1. Senang sahaja. 1st send email. Tajuk mesti "unique". Apa itu "unique"? Maksudnya dalam berjuta email yang anda ada, hanya email itu sahaja gunakan tajuk "unique" tersebut. Contoh tajuk dalam bentuk numbering atau code. So bila "find", terus jumpa.
2. Si penerima, bila tajuk tak sesuai dengan rujukan anda pada masa mendatang, maka lakukan perkara berikut:
+ titipkan nota berbentuk numbering atau code di dalam "message body" semasa anda reply email tersebut.
+ in future bila anda nak cari email tersebut, find "into message body" numbering atau code tersebut.
+ JANGAN UBAH/TAMBAH TAJUK EMAIL kerana ianya akan menjejaskan email conversation apabila email tersebut banyak reply dari pelbagai pihak. Tanpa mengubahnya anda dan individu lain mudah filter email by "subject" dan akan dapat lihat 100% pelbagai email yang menggunakan subject (tajuk) yang sama.
3. In future, either anda atau related receiver, masing-masing senang nak "find". Sorting latest to oldest. So jumpa latest email yang dah ada pelbagai progress terkini.
Email adalah salah satu cara komunikasi. Nak lebih alert mesti "call".
Tak ada feedback email > Call! Tidur ke? Cuti ke? Tak pernah check email ke? Terlepas pandang ke? Ada banyak sebab kan?
Soalnya bagaimana mengurus email sendiri, bagaimana berurusan dengan individu atau kumpulan lain. Masing-masing seronok buat kerja bila memperbaiki kelemahan dan mengekalkan apa yang dah terbukti praktikal.
Quran 2:70
"Mereka berkata lagi: "Pohonkanlah kepada Tuhanmu untuk kami, supaya diterangkanNya kepada kami lembu betina yang mana satu? Kerana sesungguhnya lembu yang dikehendaki itu kesamaran kepada kami (susah kami memilihnya), dan kami insya Allah akan mendapat petunjuk (untuk mencari dan menyembelih lembu itu)"
"They said, "Call upon your Lord to make clear to us what it is. Indeed, [all] cows look alike to us. And indeed we, if Allah wills, will be guided"
Kefahaman AZA
"Kadang kala, kata-kata masih belum cukup untuk membuatkan kita tahu dengan tepat"
LABEL
SETERUSNYA
Bagaimana menggunakan internet
SEBELUMNYA